In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen ist nun schon seit Jahren der Computer eingezogen – sowohl in den Büros in der Verwaltung, aber ebenso in den Produktionshallen und Lagern. Die Digitalisierung in Handwerksbetrieben geht allerdings viel weiter als das. Oftmals haben die Unternehmer keine Vorstellung davon, was das genau bedeutet und schauen nur, was andere so machen. Einen konkreten Plan haben die meisten noch nicht im Kopf, in welcher Reihenfolge welche Maßnahmen helfen, die Abläufe im Unternehmen auf einer digitalen Basis moderner und in den meisten Fällen auch effizienter zu gestalten.

1. Legen Sie ein Ziel für die Digitalisierung fest!

Digitalisierung sollte nicht zum Selbstzweck stattfinden, sondern um langfristig Ressourcen effizienter einzusetzen und sich Freiräume zu schaffen. Deshalb sollten Unternehmer – im besten Fall gemeinsam mit mehreren Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen – analysieren, wo der Schuh am meisten drückt und wo Handlungsbedarf besteht. Man sollte versuchen herauszufinden, welche Maßnahme an welcher Stelle mit dem geringsten Aufwand den größtmöglichen Effekt bringt. Und das könne je nach Unternehmen und Branche ein ganz anderer Schwerpunkt sein. Wenn sich durch die Digitalisierung neue Geschäftsfelder und Produkte entwickeln lassen, ist diese besonders sinnvoll. Es gibt jedoch auch Prozesse, bei denen Digitalisierung nichts bringt.

2. Analysieren Sie Ihre Geschäfts- und Produktionsprozesse!

Christoph Krause, Leiter des Mittelstand-Digital Zentrums Handwerk in Koblenz, sagte in einem Interview mit der “Deutschen Handwerkszeitung”, dass “in mehr als 80 Prozent der Handwerksunternehmen in Deutschland eine genaue Kenntnis der eigenen Prozesse“ fehlt und dass das oft die Ursache für Fehlentwicklungen ist.

Um jedoch für die digitale Zukunft gut gewappnet zu sein, müssen Sie einen kritischen Blick auf Ihre Geschäftsprozesse werfen. “Der Betrieb sollte wissen, wie der Prozess vom Kunden durch das Unternehmen und wieder zurück genau aussieht”, so Krause. Und dieser Prozess sollte gemeinsam mit den zuständigen Mitarbeitern in einem Modell veranschaulicht werden. Nur dann könnte ein Handwerker richtig einschätzen, welche Schnittstellen es zwischen verschiedenen Unternehmensbereichen gibt und welche Datensätze erzeugt werden.

Sehen Sie die Digitalisierung als Chance, die Strukturen in Ihrem Unternehmen auf Vordermann zu bringen. Wenn Sie einen seit Jahren praktizierten ungünstigen Ablauf nur digitalisieren, bringt Ihnen das nichts. Wer einen schlechten Prozess digitalisiert, erhält einen schlechten digitalen Prozess! Denken Sie weiter, moderner, effizienter!

3. Es reicht nicht, nur eine Software zu kaufen!

Natürlich sind die Hard- und Software zwei Grundbausteine der Digitalisierung in Handwerksbetrieben, im Handel und in der Industrie. Es bringt Ihnen keine großen Vorteile, einfach nur irgendein Programm herunterzuladen oder zu kaufen und auf dem Rechner zu installieren, wenn diese Software nicht die Bedürfnisse erfüllt, die Sie als Unternehmer in der täglichen Arbeit haben.

Diesen wirklich wichtigen Tipp geben wir aufgrund unserer langjährigen Erfahrungen in diesem Bereich. Seit nun schon über 20 Jahren beobachten wir, welche Schritte der Digitalisierung unsere Kunden gehen. Und wir mit ihnen, weil wir an der Seite unserer Kunden immer versuchen zu verstehen, was genau gebraucht wird. Die nützlichen, Mehrwert schaffenden Eigenschaften in der Software müssen möglichst genau die Prozesse im Unternehmen abbilden. Und so entwickeln wir die H&H Software immer weiter – aufgrund unserer eigenen Überlegungen sowie der Wünsche und Empfehlungen unserer Kunden. Daraus sind in den vergangenen Jahren viele Aufbaumodule entstanden, um die vielfältigen Aufgaben im Unternehmen zu vereinfachen.

Ein kleiner “Denkfehler” taucht dabei allerdings häufig zu Beginn der Einführung von Digitalisierungsmaßnahmen auf: Es reicht nicht, die Produkte nur in die Software zu integrieren. Eine allumfassende Software wie ein Warenwirtschaftssystem muss auch ins Unternehmen und seine Prozesse integriert werden. Hierbei können wir helfen.

4. Vergessen Sie Ihre Mitarbeiter nicht!

Manche Arbeitnehmer haben Berührungsängste mit veränderten Abläufen, neuer Technik und neuer Software. Dies sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, die gewohnte Zettelwirtschaft abzuschaffen und moderne Verwaltungs- und Produktionsstrukturen einzuführen. Achten Sie jedoch darauf, Ihre Mitarbeiter nicht zu vergessen. Wenn die verantwortlichen Beschäftigten Ihre Ziele nicht verstehen, werden sie diese nicht mit umsetzen. Jeder Versuch, die Abläufe umzustellen, muss dann leider zwangsläufig scheitern.

Unser Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern! Motivieren Sie sie! Bieten Sie Schulungen an! Zeigen Sie ihnen, wie die neuen, noch ungewohnten Dinge funktionieren und den Arbeitsalltag erleichtern können.

Im Falle der H&H Software bieten wir beim Erwerb einer Lizenz für die von uns angebotene Branchensoftware für Handwerk, Handel und Industrie nicht nur die erste Basisschulung an, sondern in der Folgezeit weitere Schulungen und Seminare, damit Ihre Mitarbeiter, die mit unserem System in Ihrem Unternehmen arbeiten, möglichst schnell alle Abläufe umfassend nutzen können.

5. Holen Sie sich Hilfe bei der Digitalisierung!

Bei all den Themen (und Problemen), die im Arbeitsalltag auf Sie einstürzen, ist es oft nicht einfach, alles im Blick zu behalten. Aber Sie sind nicht allein. Holen Sie sich Hilfe! Die Industrie- und Handelskammern (zum Beispiel die IHK zu Leipzig) und die Handwerkskammer (HWK Leipzig) Ihrer Region, aber auch andere Kooperationspartner können helfen, die ersten Schritte im Bereich der Digitalisierung gemeinsam zu gehen.

Die Berater leisten dabei in gewissem Maß auch eine “Übersetzungsleistung” zwischen den Anforderungen des Handwerkers und dem Angebot der Softwarefirma. Denn oftmals scheitert die Digitalisierung daran, dass beide Seiten nicht die gleiche Sprache sprechen. Der Handwerker selbst müsste dafür nicht zum IT-Experten werden und könne sich das notwendige Wissen, etwa für die Integration einer Software, von extern holen. Auch hier ist ein ausführliches Gespräch über die Anforderungen schon ein großer Teil der Umsetzung.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Software-Standardlösungen weiterhelfen können. Um jedoch möglichst genau auf die Anforderungen von Unternehmen eingehen zu können, ist das nicht der richtige Weg. Es fehlen entscheidende Funktionen, um wichtige Kriterien für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens zu erfüllen. Wichtige Anforderungen sind Flexibilität und Individualität, zum Beispiel “eigene Strunkturen”, und “Erweiterungen” wie benutzerdefinierte Felder und ein sinnvolles Dokumentenmanagement. Hier helfen nur modulare und möglichst flexible Software-Lösungen.

6. Die Kosten der Digitalisierung im Handwerksbetrieb

Die Kosten einer Digitalisierung im Betrieb können stark variieren. Für die meisten Anwendungsfälle gibt es jedoch nach Ansicht der Experten gute und bezahlbare Lösungen auf dem Markt. Neben der Software sind in den Paketen meist auch Service und Updates enthalten oder lassen sich dazubuchen. Die Kosten würden sich auch schon bei kleineren An­­wendungen, wie einer digitalen Zeiterfassung, durch die gesparte Arbeitszeit schnell rechnen. Die Programmierung einer individuellen, maßgeschneiderten Software nur für eine Firma lohnt sich hingegen nur in Einzelfällen, da hier die Einmal- und Folgekosten schnell aus dem Ruder laufen können.

Am liebsten würden wir hier jetzt einen Festpreis unserer modularen H&H-Software hinschreiben Dies ist aber nicht so einfach, da wir erst nach einem Gespräch mit Ihnen wissen, welche Funktionen in den Aufbaumodulen zusätzlich zu unserer H&H-Basissoftware für Ihr Unternehmen sinnvoll sind. Aber wir laden Sie herzlich zu einem Gespräch ein. Teilen Sie uns Ihre Wünsche mit, wir unterbreiten Ihnen anschließend gern ein Angebot. Damit Sie nur das kaufen, was Sie auch wirklich brauchen. Wie günstig die H&H Software ist, sehen Sie bei einem Blick auf unsere Preisliste.

7. Warten Sie nicht zu lange!

Die Auftragsbücher vieler Unternehmen sind voll, die Mitarbeiter haben alle Hände voll zu tun. Und dann soll man sich so ganz nebenbei auch noch um die Digitalisierung kümmern. Wir verstehen, dass das nicht so einfach geht. Dafür muss man sich Zeit nehmen, um vielleicht auch die hier von uns zusammengetragenen Punkte zu durchdenken und umzusetzen. Aber verschieben Sie die Digitalisierung nicht allzu weit in die Zukunft, um dann alles auf einmal zu machen. Das ist unter Umständen die falsche Strategie. Es geht darum, jetzt zu digitalisieren, damit auch Ihr Betrieb in der digital geprägten Zukunft noch eine Rolle spielt. Deshalb lieber in kleinen Schritten starten als gar nicht.

8. Fördermittel für die Digitalisierung im Handwerksbetrieb beantragen

Gemeinsam mit ihrem Berater prüfen Sie, inwieweit passende Fördermittel IT beantragt werden können. Dies muss vor der Einführung der IT in Ihrem Unternehmen erfolgen.

Fazit

Wenn Sie in unseren obenstehenden Hinweisen eine Hilfe zur Durchführung von Digitalisierungsprojekten in Ihrem Unternehmen gefunden haben und diese versuchen, von Beginn an zu berücksichtigen, dann sind wir sicher, dass Ihre Erfolgsaussichten gut sind. Digitalisierung in Handwerksbetrieben sollte nicht als notwendiges Übel, sondern als Chance verstanden werden, um die Herausforderungen unserer Zeit besser zu meistern.

Wenn Sie Fragen zum Inhalt des Artikels haben, so sprechen Sie uns an. Wir stehen Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite.