Warenwirtschaftssysteme, auch als ERP-Systeme bekannt, spielen gerade in der zunehmend digitalisierten Geschäftswelt eine entscheidende Rolle. Diese leistungsstarken Softwarelösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsprozesse zu kontrollieren und effizienter zu gestalten, Ressourcen besser zu verwalten und den Überblick über ihre gesamte Lieferkette zu behalten. In diesem Artikel zeigen wir mit einer Orientierungshilfe, welche Schritte Unternehmen gehen müssen, um ein Warenwirtschaftssystem (ERP) erfolgreich einzuführen.

In einem anderen Beitrag tauchen wir mit einer Begriffserklärung ein wenig tiefer in die Welt der Warenwirtschaftssysteme ein und beleuchten ihre Bedeutung und die Vorteile für Unternehmen.

Richtlinie zur Einführung eines Warenwirtschaftssystems (ERP) im Unternehmen

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems ist ein komplexer Prozess und erfordert sorgfältige Vorbereitung, um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Hier sind einige wichtige vorbereitende Schritte, die ein Unternehmen vor der Einführung einer ERP-Software unternehmen sollte:

1. Analyse: Führen Sie eine gründliche Analyse Ihrer bestehenden Geschäftsprozesse durch. Identifizieren Sie Schwachstellen, ineffiziente Abläufe und Bereiche, die automatisiert oder optimiert werden können.
2. Strategische Planung: Definieren Sie klare Geschäftsziele und Erwartungen für die ERP-Einführung. Welche Probleme sollen gelöst werden? Welche Geschäftsprozesse sollen verbessert werden? Welche Vorteile sollen erzielt werden?
3. Anforderungen definieren: Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Anforderungen an die ERP-Software. Berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse aller relevanten Abteilungen und Mitarbeiter/Lieferanten/Kunden.
4. ERP-Auswahl: Führen Sie eine Recherche durch und wählen Sie die am besten zu Ihnen passende ERP-Software aus, die Ihren Anforderungen entspricht. Berücksichtigen Sie Aspekte wie Funktionalität, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit. Sie werden schnell bemerken, dass die Vielzahl an angebotenen Lösungen und Varianten nahezu unüberschaubar ist, was eine Auswahl schwer macht.Wir zeigen neuen Kunden die Leistungsfähigkeit und den Funktionsumfang der H&H Software gern live in einer Online-Konferenz (via Teamviewer) und erklären direkt, wie die bei ihnen im Unternehmen vorhandenen Prozesse in unserer Software abgebildet werden können. Ein erster Schritt, die Möglichkeiten der H&H Software kennenzulernen, ist unser Präsentationsvideo (Link zu Youtube).
5. Budgetplanung: Ermitteln Sie die Gesamtkosten für die ERP-Einführung, einschließlich Softwarelizenzgebühren, Implementierungskosten, Schulung und laufender Wartung. Stellen Sie sicher, dass das Budget ausreichend ist und die finanziellen Ressourcen verfügbar sind.
6. Zeitplan und Ressourcen festlegen: Erstellen Sie einen klaren und vor allem realistischen Zeitplan, der Meilensteine und Verantwortlichkeiten festlegt. Weisen Sie interne und externe Ressourcen für die Implementierung zu. Benennen Sie verantwortliche Projektmanager, IT-Personal, Berater und andere Fachleute.
7. Datenbereinigung und -migration: Erstellen Sie bei einer Neueinführung eines ERP-Systems eine Liste, welche Daten in das neue System manuell bzw. automatisch eingegeben werden müssen. Bei einem Wechsel müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Daten sauber, konsistent und für die Migration in das neue System bereit sind. Dies ist ein entscheidender Schritt, um Datenverluste und -probleme zu vermeiden. Wir sind Ihnen gern bei der Ermittlung von geeigneten Schnittstellen und Übergabeformaten (XML, CSV, …) für Ihre Daten behilflich.
8. Anpassung und Konfiguration: Bestimmen Sie, ob Sie das Warenwirtschaftssystem anpassen oder konfigurieren müssen, um Ihren spezifischen Anforderungen gerecht zu werden. Wir legen gemeinsam mit unseren Kunden fest, welche H&H Aufbaumodule zusätzlich zum H&H Basismodul gebraucht werden, um alle Arbeitsabläufe im Unternehmen sicherzustellen.
9. Pilot-/Testphase: Führen Sie eine Pilotphase durch, in der Sie die ERP-Software in einem begrenzten Umfang implementieren, um Schwachstellen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Führen Sie Tests durch, um sicherzustellen, dass die Software ordnungsgemäß funktioniert und Ihren Anforderungen entspricht.
10. Kommunikation und Schulung der Mitarbeiter: Kommunizieren Sie kontinuierlich mit allen verantwortlichen Beteiligten, um sie über den Fortschritt der Implementierung zu informieren und Feedback einzuholen. Bieten Sie Schulungen und Schulungsmaterialien für die Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie die neue Software effektiv nutzen können.H&H bietet seinen Kunden generell eine Einarbeitung in das neue System an, damit alle Mitarbeiter möglichst schnell mit der neuen Software arbeiten können. Hierbei steht unsere Kundenhotline mit Online-Beratung (per Teamviewer) zur Verfügung. Es können aber auch zielgerichtete thematische Schulungen für Mitarbeiter bei Ihnen im Unternehmen vereinbart werden.
11. Übergang zum Live-Betrieb: Planen Sie den Übergang zum Live-Betrieb sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Systeme und Prozesse reibungslos funktionieren.
12. Support und Wartung: Legen Sie einen Plan für den langfristigen Support und die Wartung Ihrer ERP-Software fest.

Die vorstehende Liste soll als Orientierungshilfe dienen, sie sieht nahezu unendlich aus. Viele Prozesse finden jedoch parallel statt und können – je nach Kenntnisstand der Verantwortlichen, dem Datenumfang und den Anforderungen des Unternehmens – meist innerhalb weniger Wochen realisiert werden.

Die sorgfältige Planung und Durchführung dieser vorbereitenden Schritte sind jedoch entscheidend, um eine erfolgreiche ERP-Einführung zu gewährleisten und die gewünschten geschäftlichen Vorteile zu realisieren. Hierbei stehen wir Ihnen mit unseren Erfahrungen aus den vergangenen 20 Jahren zur Seite und unterstützen Sie bei Ihrem Wechsel zur flexiblen und modularen H&H Software.