In diesem Artikel haben wir einige der wichtigsten Vorteile und Nachteile der Nutzung von Clouds für Unternehmen aufgelistet. Cloud-Lösungen (Cloud-Computing bei Wikipedia) bieten Unternehmen neue Möglichkeiten, aber sie bringen auch einige potenzielle Risiken mit sich – es ist wichtig, dass Sie als Unternehmer bei der Entscheidung für Cloud-Lösungen sorgfältig abwägen, welche Argumente für Ihre spezifische Situation im Unternehmen relevant sind. Eine gründliche Analyse der Anforderungen, Sicherheitsbedenken und langfristigen Kosten ist entscheidend, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Serverlösung im eigenen Unternehmen

Gegenwärtig nutzen die meisten H&H Anwender eine H&H Softwarelösung, die auf Rechnern/Servern im eigenen Haus installiert wurde. Diese Lösung hat den Vorteil, dass man alle Daten und Prozesse selbst verwalten und besser im Überblick behalten kann. Vor allem Unternehmen mit sehr hohen Datenschutzanforderungen setzen auf diesen Weg. Dies ist jedoch immer mit zusätzlichen einmaligen und laufenden monatlichen Kosten für die Wartung, Datensicherung, Erneuerung der Hardware und Betriebssysteme, interne und/oder externe Mitarbeiter u. v. m. verbunden.

Im Verlaufe der letzten Jahre hat sich durch verbesserte technische Möglichkeiten ein anderer Weg immer mehr durchgesetzt: Clouds.

Immer mehr unserer Kunden sprachen uns in den letzten Monaten darauf an, ob es eine Möglichkeit gibt, die Software und die hinterlegten Daten auch außerhalb des Unternehmens verfügbar zu machen. Der Zugang erfolgt durch Ihre freigeschalteten Mitarbeiter/Benutzer von jedem beliebigen Ort mit Internetzugang aus. So können z. B. jederzeit Termine und Aufgaben eingesehen und vergeben werden.

Also haben wir in den vergangenen Wochen einige Tests durchgeführt und einen Weg gefunden, wie Sie H&H über ein externes Rechenzentrum – und damit die oben benannte Cloud-Lösung – auch für Ihr Unternehmen nutzen können.

Vorteile von Clouds für Unternehmen

1. Skalierbarkeit: Cloud-Lösungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Ressourcen nach Bedarf zu skalieren, sei es nach oben oder unten. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung an die Bedürfnisse und der damit verbundenen Arbeitskosten.

2. Zugänglichkeit: Cloud-Dienste sind über das Internet zugänglich, was den Mitarbeitern ermöglicht, von verschiedenen Standorten aus auf Daten und Anwendungen zuzugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit und Flexibilität, vor allem für Unternehmen, welche während der Fahrtwege, bei Kundenterminen vor Ort oder auf Baustellen Zugang zu wichtigen Informationen benötigen.

3. Schnelle Bereitstellung: Das Einrichten von Cloud-Diensten erfordert weniger Zeit und Aufwand im Vergleich zu herkömmlichen IT-Infrastrukturen direkt im Unternehmen. Neue Ressourcen können oft in kürzerer Zeit bereitgestellt werden, da diese vom Serverbetreiber bereits vorkonfiguriert sind.

4. Automatische Updates: Cloud-Anbieter kümmern sich oft um die Wartung, Sicherheitspatches und Aktualisierungen der genutzten Dienste, was Unternehmen von dieser Aufgabe entlastet. Hier entfallen sonst ein Großteil der Wartungskosten, die für eigenen Mitarbeiter oder externe Dienstleister monatlich fällig werden.

5. Redundanz und Ausfallsicherheit: Viele Cloud-Anbieter bieten eine hohe Verfügbarkeit und Redundanz, um Ausfälle zu minimieren. Daten werden oft auf mehreren Servern in verschiedenen Regionen gespeichert und können so innerhalb kürzester Zeit wieder zugänglich gemacht werden.

6. Kostenersparnis: Cloud-Dienste erfordern oft geringere anfängliche Investitionen, da Unternehmen nicht in teure Hardware und Infrastruktur investieren müssen. Sie zahlen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen (Speicherplatz, Arbeitsspeicher, Prozessoren). Nicht vergessen sollte man bei den Überlegungen auch die eingesparten Stromkosten, die bei laufendem Serverbetrieb im eigenen Unternehmen entstehen.

Nachteile von Clouds für Unternehmen

Natürlich hat eine Cloud-Lösung auch einige Nachteile, die sorgfältig abgewägt werden müssen:

1. Sicherheitsbedenken: Die Speicherung sensibler Unternehmensdaten in der Cloud kann Sicherheitsbedenken hervorrufen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie angemessene Sicherheitsvorkehrungen treffen, um Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Hier sollten Unternehmen Mindeststandards vor allem für die von den Mitarbeitern eingesetzten mobilen Geräte definieren (Verschlüsselung SSL, Datensicherheit bei Verlust des Geräts, …).

2. Abhängigkeit vom Anbieter: Cloud-Nutzer sind in gewisser Weise von ihrem Anbieter abhängig. Wenn der Anbieter ausfällt oder den Dienst einstellt, kann dies zu Störungen im Geschäftsbetrieb führen. Diesen Punkt wollen wir hier aus Fairnessgründen mit nennen, eine große Rolle spielt er in der Praxis allerdings nicht, da die Daten schnell und meist ohne Probleme von einem Server auf einen anderen übertragen werden können.

3. Datenschutz und Compliance: Je nach Branche und Standort können Datenschutz- und Compliance-Anforderungen (Einhaltung von Regeln und Gesetzen, Erklärung bei Wikipedia) problematisch sein. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Cloud-Nutzung den geltenden Vorschriften entspricht.

4. Internetabhängigkeit: Cloud-Dienste erfordern eine stabile und schnelle Internetverbindung. Ohne eine zuverlässige Verbindung können Probleme bei der Zugänglichkeit und Leistung auftreten. Hier sollten Sie vor allem überprüfen, ob die mobilen Endgeräte und die Orte, an denen die Daten benötigt werden, diesen Anforderungen entsprechen.

5. Kostenkontrolle: Cloud-Dienste sind anfänglich sehr kosteneffizient, da keine Aufwendungen für Personal sowie Hard- und Software notwendig sind. Allerdings sollte man in regelmäßigen Abständen die monatlichen Kosten beobachten und überprüfen, ob diese noch den Anforderungen entsprechen.

6. Datensicherung und -wiederherstellung: Obwohl viele Cloud-Anbieter Backups anbieten, liegt die Verantwortung für die Sicherung und Wiederherstellung von Daten letztendlich beim Unternehmen. Ein versehentliches Löschen von Daten oder ein Anbieterausfall kann zu Datenverlust führen.

7. Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten: Cloud-Dienste können manchmal weniger anpassbar sein als lokale Lösungen, was die Flexibilität in der Anpassung an spezifische Unternehmensanforderungen einschränken kann. Die Standardfälle sind in jedem Fall abgesichert, individuelle Bedürfnisse müssen Sie im Einzelfall prüfen.

Auswahl eines geeigneten Server-Anbieters für Cloud-Lösungen

Auf der Suche nach einem passenden Kooperationspartner waren für uns vor allem die folgenden Kriterien wichtig:

• keine Server außerhalb der EU, am besten Deutschland als Serverstandort (DSGVO-konform)
• Zuverlässigkeit/Ausfallsicherheit, redunante Internetanbindung
• Skalierbarkeit für unsere Kunden
• modernste Servertechnik
• Brandschutz
• Diebstahlschutz
• Kundensupport (möglichst rund um die Uhr)
• Preiswerte, faire Hosting-Angebote für unsere Kunden

Und so haben wir für die ersten Tests  – und nun auch schon für die ersten Installationen – ein Unternehmen aus unserer Region ausgewählt: Die mitteldeutsche IT GmbH (Link zur Unternehmens-Website). Wir freuen uns auf eine hoffentlich langfristige Zusammenarbeit.

Vorteile der Nutzung unserer H&H Software als Cloud-Lösung

• Termin- und Aufgabenmanager (Infos zu diesem H&H Modul)
  • Termine einsehen, vergeben und ändern
  • Aufgaben an Mitarbeiter und Teams
• E-Mails und Dokumente:
  • können Sie direkt aus H&H versenden
  • Abnahme,  Lieferscheine und Nachaufträge vom Auftraggeber unterzeichnen lassen und zum Projekt einstellen
  • CAD-Zeichnungen einsehen
  • Stücklisten einsehen
• Projekte/Kunden:
  • Zugang zu Kundendaten und Projektinformationen
  • Einstellen und Abrufen von Fotos und Dokumenten (aktueller Projektstand, Nachweise vor Ort, …)
• Mitarbeiter:
  • Erfassung von Arbeitszeiten (Infos zu diesem H&H Modul)
• Homeoffice:
  • Das Arbeiten von zu Hause aus ist jederzeit möglich.

Zusammenfassung

Diese doch sehr umfangreiche gewordene Aufstellung soll Ihnen einen groben Überblick über die Möglichkeiten und Chancen jedes der beiden Systeme liefern. Bitte entscheiden Sie, welcher Weg für Sie und Ihre Mitarbeiter der zutreffendste ist und welche Lösung die bestehenden Arbeitsprozesse und Anforderungen Ihres Unternehmens am besten unterstützt.

Für weiterführende Fragen wie zur Datensicherung, zu Zugriffsrechten oder zu den Kosten stehen wir Ihnen gern zur Verfügung.